A Santa Casa de Piracicaba valoriza a privacidade de seus clientes, reconhecendo que seus dados pessoais são a extensão da sua individualidade e define, através desta política, os aspectos importantes para o tratamento de dados.
A Instituição reconhece que a proteção de dados pessoais, especialmente daqueles relacionados à saúde, constitui direito fundamental do titular e representa elemento indispensável para a preservação da dignidade da pessoa humana, da intimidade, da vida privada, da autodeterminação informativa, da confiança na relação assistencial e da segurança jurídica nas atividades desenvolvidas.
Esta Política de Privacidade integra o Programa de Governança em Privacidade e Proteção de Dados da Santa Casa de Piracicaba, estabelecendo diretrizes para o tratamento de dados pessoais realizado em todas as unidades hospitalares, ambulatoriais, administrativas, assistenciais, laboratoriais, de diagnóstico, pesquisa, ensino e demais serviços vinculados à Instituição, bem como, quando aplicável, às atividades relacionadas à operadora de planos privados de assistência à saúde, observadas as respectivas competências legais e regulatórias.
A Política também contempla as atividades desenvolvidas por médicos, profissionais de enfermagem, equipe multiprofissional, prestadores de serviços, cooperados, credenciados, residentes, estagiários, alunos, pesquisadores, fornecedores, parceiros comerciais e demais terceiros que realizem tratamento de dados pessoais em nome ou em benefício da Instituição, sempre observando os princípios da confidencialidade, necessidade, segurança da informação e ética profissional.
Ela foi desenvolvida para tornar claro como coletamos, processamos, armazenamos e compartilhamos as informações, obtidas como resultado dos atendimentos que são realizados em nosso hospital, serviços terceirizados ou rede pública e privada de serviços de saúde.
Da mesma forma, esta Política esclarece como ocorre o tratamento de dados pessoais relacionados aos beneficiários de planos privados de assistência à saúde, pacientes particulares, pacientes do Sistema Único de Saúde (SUS), usuários encaminhados por convênios públicos ou privados, acompanhantes, visitantes, representantes legais, fornecedores, colaboradores, candidatos a vagas de emprego, médicos do corpo clínico, cooperados, prestadores de serviços e demais pessoas naturais que, de alguma forma, mantenham relacionamento institucional com a Santa Casa de Piracicaba.
O tratamento de dados poderá compreender operações realizadas em meio físico ou eletrônico, incluindo coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão, extração, anonimização, pseudonimização, bloqueio e descarte seguro, conforme previsto na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).
As atividades desenvolvidas pela Instituição envolvem elevado grau de tratamento de dados pessoais sensíveis, especialmente aqueles referentes ao estado de saúde, histórico clínico, exames laboratoriais e de imagem, diagnósticos, prescrições, evolução médica e multiprofissional, informações genéticas, biométricas, dados financeiros relacionados ao custeio da assistência, informações de elegibilidade junto às operadoras de planos de saúde e demais registros indispensáveis à adequada prestação dos serviços assistenciais.
Por essa razão, a Instituição adota elevados padrões técnicos, administrativos e organizacionais destinados à proteção dessas informações durante todo o seu ciclo de vida, desde sua coleta até sua eliminação ou arquivamento definitivo, observando as melhores práticas nacionais e internacionais de governança em privacidade e segurança da informação.
Esta política poderá ser alterada a qualquer momento, de acordo com a necessidade ou para adequação e conformidade legal e será informada todas as vezes que o titular dos dados solicitar ou utilizar os serviços oferecidos pela instituição.
As alterações poderão decorrer de modificações legislativas, regulamentares, determinações dos órgãos competentes, evolução tecnológica, atualização dos processos internos, implementação de novos serviços, adoção de novas ferramentas digitais, mudanças na estrutura organizacional ou aperfeiçoamento das medidas de segurança da informação e governança em proteção de dados.
Sempre que ocorrer alteração substancial nesta Política que possa impactar os direitos dos titulares ou modificar significativamente a forma de tratamento dos dados pessoais, a Santa Casa de Piracicaba adotará medidas razoáveis para dar publicidade às alterações, por meio de seus canais institucionais, sítio eletrônico, portais internos, aplicativos, comunicações aos colaboradores ou demais meios considerados adequados.
A utilização contínua dos serviços da Instituição após a publicação das atualizações desta Política será interpretada como ciência das novas disposições, ressalvados os casos em que a legislação exigir manifestação específica do titular ou novo consentimento.
Cumprindo regulamentação da Lei Geral de Proteção de Dados, a Santa Casa de Piracicaba realiza o tratamento de dados pessoais respeitando princípios fundamentais de proteção e privacidade de dados. Sendo assim, as informações fornecidas serão:
Além dos princípios expressamente previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Santa Casa de Piracicaba pauta suas atividades pelos princípios da ética assistencial, da boa-fé objetiva, da transparência, da responsabilidade, da prestação de contas), da segurança da informação, da prevenção de riscos, da rastreabilidade das operações, da confidencialidade e da melhoria contínua dos processos relacionados ao tratamento de dados pessoais.
Todas as decisões relacionadas ao tratamento de dados buscarão conciliar a proteção dos direitos fundamentais dos titulares com a necessidade de prestação de assistência segura, eficiente, contínua e de qualidade, observando sempre o melhor interesse do paciente, a tutela da saúde, o cumprimento das obrigações legais e regulatórias e a sustentabilidade das atividades hospitalares e da saúde suplementar.
Tratadas em conformidade com as finalidades específicas, explícitas e legítimas previamente informadas ao titular, vedada sua utilização para finalidades incompatíveis com aquelas originalmente justificadas, salvo nas hipóteses autorizadas pela legislação vigente;
Processadas apenas para atender às necessidades do serviço oferecido ou solicitado;
Limitadas ao mínimo necessário para a execução das atividades assistenciais, administrativas, regulatórias, financeiras, operacionais, acadêmicas, científicas e de gestão hospitalar, observando o princípio da minimização dos dados;
Mantidas íntegras, atualizadas, exatas e disponíveis, permitindo que os titulares possam exercer seus direitos de correção, atualização e complementação sempre que necessário;
Tratadas de forma a impedir qualquer forma de discriminação ilícita, estigmatização, segregação ou utilização inadequada das informações relacionadas ao estado de saúde, deficiência, idade, origem, condição social, convicções pessoais ou qualquer outro dado sensível protegido pela legislação;
Protegidas mediante controles técnicos, administrativos e organizacionais proporcionais aos riscos inerentes às operações de tratamento, incluindo controle de acesso, autenticação de usuários, registros de auditoria, gestão de perfis, criptografia quando aplicável, monitoramento de incidentes, cópias de segurança, segregação de ambientes tecnológicos, gestão de vulnerabilidades e capacitação contínua dos colaboradores.
A Santa Casa de Piracicaba compromete-se, ainda, a revisar periodicamente seus processos internos de tratamento de dados, promovendo avaliações de riscos, monitoramento de conformidade, auditorias internas, atualização de políticas institucionais e implementação de medidas corretivas sempre que identificadas oportunidades de melhoria na proteção das informações pessoais.
A Santa Casa de Piracicaba realiza o tratamento de dados pessoais para oferecer serviços de assistência à saúde, incluindo todos os processos inerentes ao atendimento, como:
O tratamento de dados pessoais constitui atividade indispensável para a adequada prestação dos serviços de assistência à saúde, para a proteção da vida e da integridade física dos pacientes, para a continuidade do cuidado, para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias impostas aos estabelecimentos de saúde e às operadoras de planos privados de assistência à saúde, bem como para a gestão administrativa, financeira, assistencial, acadêmica e institucional da Santa Casa de Piracicaba.
Em razão da natureza de suas atividades, a Instituição realiza diariamente o tratamento de dados pessoais comuns e sensíveis durante todas as etapas do relacionamento com o titular, desde o pré-atendimento, cadastro, triagem, consultas, exames, procedimentos, internações, cirurgias, terapias, alta hospitalar, acompanhamento ambulatorial, faturamento, auditorias, atendimento pós-alta, programas de qualidade e demais atividades correlatas.
O tratamento de dados também se mostra necessário para garantir a continuidade da assistência entre diferentes níveis de atenção à saúde, possibilitando a comunicação entre profissionais, serviços hospitalares, laboratórios, clínicas especializadas, operadoras de planos de saúde, órgãos públicos, autoridades sanitárias e demais integrantes da rede assistencial, sempre observados os limites legais e o dever de confidencialidade.
Nas atividades relacionadas à saúde suplementar, o tratamento de dados pessoais permite a verificação da elegibilidade dos beneficiários, autorização de consultas, exames, internações e procedimentos, regulação assistencial, auditoria médica e de enfermagem, faturamento hospitalar, processamento de contas médicas, análise de glosas, ressarcimentos, auditorias internas e externas, prevenção a fraudes, controle contratual e cumprimento das normas expedidas pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
No âmbito do Sistema Único de Saúde (SUS), os dados pessoais também são tratados para viabilizar o correto registro da produção assistencial, alimentação dos sistemas oficiais do Ministério da Saúde, cumprimento das exigências de contratualização, prestação de contas aos órgãos financiadores, monitoramento epidemiológico, regulação de vagas, continuidade da assistência e execução das políticas públicas de saúde.
Além da assistência direta ao paciente, diversas atividades administrativas dependem do tratamento de dados pessoais, incluindo recursos humanos, medicina do trabalho, controle patrimonial, gestão financeira, contabilidade, suprimentos, tecnologia da informação, segurança institucional, compliance, auditoria, controle interno, ouvidoria, gestão documental, pesquisa científica, ensino, residência médica e multiprofissional, programas de qualidade, certificações e acreditações hospitalares.
Os dados pessoais também poderão ser utilizados para o desenvolvimento de indicadores assistenciais, epidemiológicos, estatísticos, financeiros e gerenciais, visando à melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados, planejamento institucional, elaboração de políticas internas, gestão de desempenho, certificações hospitalares, acreditações, pesquisas científicas e atividades acadêmicas, observadas as bases legais aplicáveis e, quando necessário, mediante anonimização ou pseudonimização das informações.
Sempre que possível e compatível com a finalidade pretendida, a Santa Casa de Piracicaba adotará técnicas de anonimização, pseudonimização, agregação ou minimização dos dados, reduzindo a exposição das informações pessoais e fortalecendo a proteção da privacidade dos titulares.
Tratamento é toda operação realizada com os dados, regulamentado pela LGPD e segundo esta lei, as informações referentes ao indivíduo são classificadas de acordo com a natureza dos dados.
Nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), considera-se tratamento toda operação realizada com dados pessoais, independentemente do meio utilizado, abrangendo atividades manuais, automatizadas, eletrônicas ou físicas. Essas operações podem ocorrer durante todo o ciclo de vida da informação, desde sua coleta até seu descarte definitivo, compreendendo, entre outras, coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão, extração, anonimização, bloqueio e destruição segura.
No ambiente hospitalar e na saúde suplementar, o tratamento de dados ocorre continuamente durante a prestação dos serviços assistenciais e administrativos, sendo indispensável para assegurar a segurança do paciente, a adequada condução terapêutica, o cumprimento das obrigações legais, a continuidade da assistência e a sustentabilidade operacional da Instituição.
Todas as operações de tratamento observarão as bases legais previstas na LGPD, especialmente aquelas relacionadas ao cumprimento de obrigação legal ou regulatória, tutela da saúde, execução de contratos, exercício regular de direitos, proteção da vida, legítimo interesse quando cabível e consentimento do titular nas hipóteses em que este for legalmente exigido.
A Instituição compromete-se a realizar avaliações periódicas de riscos relacionados às operações de tratamento, buscando identificar vulnerabilidades, implementar controles preventivos e aperfeiçoar continuamente seus processos de governança em privacidade e proteção de dados.
Dados pessoais: quaisquer informações que possam identificar um indivíduo, de forma direta, como nome, número de documentos (CPF, RG, CNH, cartão de convênio, Cartão Nacional de Saúde, etc) ou em associação a outro dado (endereço, e-mail, telefones, data de nascimento, sexo, estado civil), além de números relacionados a atendimentos anteriores na instituição (registros de atendimento e de prontuário).
Para os fins desta Política, consideram-se igualmente dados pessoais todas as informações capazes de identificar, tornar identificável ou individualizar uma pessoa natural, ainda que de forma indireta, inclusive mediante associação com outras bases de dados legitimamente utilizadas pela Instituição.
No contexto hospitalar e da saúde suplementar, enquadram-se como dados pessoais, dentre outros, os dados cadastrais, informações de contato, documentos de identificação, número de matrícula perante operadoras de planos privados de assistência à saúde, número do Cartão Nacional de Saúde (CNS), dados financeiros necessários ao faturamento, registros administrativos, protocolos de atendimento, imagens captadas para fins de segurança patrimonial, registros de acesso às dependências físicas e aos sistemas informatizados, identificadores eletrônicos, endereços de protocolo de internet (IP), registros de autenticação, identificadores de dispositivos eletrônicos, assinaturas digitais, certificados digitais, gravações de voz realizadas em canais oficiais de atendimento e demais informações necessárias ao relacionamento institucional.
Também poderão ser tratados dados relacionados a acompanhantes, representantes legais, familiares, responsáveis por pacientes incapazes, testemunhas, visitantes, médicos assistentes externos, profissionais credenciados, fornecedores, prestadores de serviços, candidatos a vagas de emprego, colaboradores, membros do corpo clínico, residentes, estagiários, eventuais pesquisadores, alunos e demais pessoas naturais que mantenham qualquer vínculo jurídico, contratual, assistencial ou institucional com a Santa Casa de Piracicaba.
Sempre que possível, a Instituição adotará mecanismos destinados à redução da coleta de dados pessoais, limitando-se às informações estritamente necessárias para a execução das atividades assistenciais, administrativas, regulatórias e contratuais, observando os princípios da necessidade, adequação e minimização previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Dados sensíveis: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.
Considerando a natureza das atividades desenvolvidas pela Santa Casa de Piracicaba, grande parte das operações de tratamento envolve dados pessoais sensíveis, especialmente aqueles relacionados ao estado de saúde dos pacientes, histórico clínico, hipóteses diagnósticas, diagnósticos definitivos, exames laboratoriais, exames de imagem, prescrições médicas, evolução multiprofissional, informações constantes do prontuário, alergias, medicamentos utilizados, procedimentos realizados, antecedentes familiares, dados obstétricos, dados neonatais, histórico vacinal, dados genéticos, biométricos e demais informações indispensáveis para a adequada prestação da assistência à saúde.
Os dados pessoais sensíveis recebem proteção diferenciada em razão do elevado potencial de impacto sobre os direitos fundamentais dos titulares, motivo pelo qual a Instituição adota controles adicionais de segurança física, lógica, administrativa e organizacional para restringir seu acesso exclusivamente aos profissionais que efetivamente necessitem dessas informações para o desempenho de suas funções.
O acesso aos dados clínicos observará rigorosamente o princípio do menor privilégio, sendo concedido apenas aos profissionais diretamente envolvidos na assistência, na auditoria autorizada, na regulação assistencial, no faturamento, nas atividades administrativas legalmente justificadas ou em outras hipóteses expressamente autorizadas pela legislação vigente.
Sempre que tecnicamente possível, serão empregados mecanismos de anonimização, pseudonimização, mascaramento de dados, segregação lógica de ambientes, criptografia, controle de perfis de acesso, trilhas de auditoria e monitoramento contínuo das operações realizadas sobre informações sensíveis.
Internamente, os dados pessoais somente serão acessados por profissionais devidamente autorizados, respeitando os princípios da finalidade, adequação e necessidade, entre outros previstos na legislação aplicável, além do compromisso de confidencialidade e preservação da privacidade nos termos desta Política de Privacidade.
O acesso às informações pessoais observará rígidos critérios de governança, sendo concedido de acordo com as atribuições funcionais, responsabilidades profissionais e necessidade operacional de cada colaborador, membro do corpo clínico, prestador de serviços ou terceiro autorizado.
Todos os usuários dos sistemas informatizados deverão utilizar credenciais individuais e intransferíveis, sendo vedado o compartilhamento de senhas, certificados digitais ou qualquer outro mecanismo de autenticação. Os acessos poderão ser registrados por meio de trilhas de auditoria (logs), possibilitando a identificação do usuário, data, horário, sistema utilizado, operação realizada e demais elementos necessários à rastreabilidade das atividades.
A Instituição poderá realizar auditorias periódicas dos acessos aos sistemas corporativos, prontuários eletrônicos, bases de dados administrativas, plataformas de telemedicina, sistemas laboratoriais, sistemas de diagnóstico por imagem, sistemas de faturamento, sistemas da operadora de planos de saúde e demais aplicações utilizadas em suas atividades, visando prevenir acessos indevidos, identificar comportamentos incompatíveis com as políticas institucionais e garantir a conformidade com a legislação vigente.
Todos os profissionais que tenham acesso a dados pessoais encontram-se sujeitos ao dever permanente de confidencialidade, sigilo profissional e observância das normas internas de segurança da informação, independentemente da existência de vínculo empregatício, contratual ou estatutário.
A captação dos dados pessoais ocorre em todos os atendimentos ou solicitações do titular e será registrado em um sistema cadastral. É o primeiro passo no tratamento de dados e está fundamentado nas hipóteses de tratamento, previstas na Lei Geral de Proteção de Dados:
A coleta poderá ocorrer de forma presencial, telefônica, eletrônica, documental ou automatizada, sempre observando os princípios da transparência, necessidade, adequação, segurança e boa-fé, sendo realizada diretamente junto ao titular, ao seu representante legal, aos profissionais assistenciais, às operadoras de planos privados de assistência à saúde, ao Sistema Único de Saúde, às autoridades públicas competentes ou por outras fontes legítimas autorizadas pela legislação.
Os dados poderão ser coletados durante agendamentos, admissões hospitalares, atendimentos de urgência e emergência, consultas eletivas, exames diagnósticos, internações, cirurgias, procedimentos ambulatoriais, atendimentos domiciliares, teleconsultas, utilização de aplicativos institucionais, portais eletrônicos, centrais telefônicas, canais de ouvidoria, programas de relacionamento, processos seletivos, contratação de fornecedores e demais atividades institucionais.
Sempre que possível, será dada preferência à obtenção das informações diretamente junto ao titular, preservando-se a exatidão, integridade e atualização dos dados cadastrais e clínicos.
A Santa Casa de Piracicaba poderá utilizar bases legais distintas para diferentes operações de tratamento envolvendo o mesmo titular, observando sempre a finalidade específica de cada atividade e registrando internamente as justificativas legais aplicáveis, em conformidade com seu Programa de Governança em Privacidade e Proteção de Dados.
O intercambio de dados com os integrantes da cadeia de assistência à saúde é necessário para efetivação dos serviços ofertados pela instituição, incluindo a gestão integrada, auditoria e melhoria de sistemas e demais serviços internos ou quando for necessário para o atendimento de conformidade legal ou regulatória.
A Santa Casa de Piracicaba realiza o compartilhamento de dados pessoais apenas quando necessário ao cumprimento das finalidades assistenciais, administrativas, contratuais, legais, regulatórias, científicas ou institucionais, observando rigorosamente os princípios da necessidade, finalidade, adequação, segurança, transparência e confidencialidade previstos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
O compartilhamento de dados constitui etapa essencial da assistência moderna à saúde, permitindo que hospitais, operadoras de planos de saúde, laboratórios, clínicas, profissionais de saúde, serviços de diagnóstico, autoridades sanitárias e demais integrantes da rede assistencial atuem de maneira coordenada, segura e eficiente em benefício do paciente.
Sempre que houver compartilhamento de informações pessoais, a Instituição buscará limitar a transmissão apenas aos dados estritamente necessários ao atendimento da finalidade específica, evitando o compartilhamento excessivo ou desnecessário de informações.
Todos os terceiros que recebam dados pessoais em decorrência da prestação de serviços deverão observar as disposições da legislação aplicável, das cláusulas contratuais de confidencialidade, das políticas internas da Santa Casa de Piracicaba e das normas técnicas de segurança da informação, permanecendo responsáveis pela proteção das informações sob sua guarda.
Quando aplicável, poderão ser celebrados instrumentos jurídicos específicos disciplinando o tratamento de dados pessoais, incluindo cláusulas relativas à confidencialidade, responsabilidade, segurança da informação, retenção documental, comunicação de incidentes, auditorias, subcontratação, transferência internacional de dados, exercício dos direitos dos titulares e demais obrigações previstas na legislação vigente.
As informações serão compartilhadas com os diversos departamentos técnicos, assistenciais e administrativos da instituição, com a finalidade de oferecer um atendimento integral e preciso.
O compartilhamento interno ocorrerá exclusivamente entre profissionais que possuam necessidade funcional de acesso às informações, observando critérios de segregação de funções, perfis de acesso, autenticação individualizada, rastreabilidade das operações e controles permanentes de auditoria.
Dentre os setores internos que poderão acessar dados pessoais, destacam-se, conforme a necessidade de cada atividade:
Informaremos os dados pessoais a empresas terceirizadas e que possuem parceria com a Santa Casa de Piracicaba na prestação de serviços especializados de assistência à saúde, listadas a seguir.
O compartilhamento também poderá ocorrer com empresas contratadas para prestação de serviços de tecnologia da informação, hospedagem de sistemas, armazenamento em nuvem, manutenção de equipamentos médicos, segurança patrimonial, auditoria, certificação, acreditação hospitalar, logística, faturamento, processamento de contas médicas, gestão documental, medicina diagnóstica, telemedicina, suporte técnico, desenvolvimento de softwares, inteligência artificial aplicada à saúde e demais serviços auxiliares indispensáveis ao funcionamento da Instituição.
Sempre que possível, a Santa Casa de Piracicaba realizará avaliações prévias de conformidade envolvendo fornecedores que tratem dados pessoais, verificando sua capacidade técnica, maturidade em proteção de dados, mecanismos de segurança da informação e aderência às normas legais aplicáveis.
| Serviços terceirizados e parceiros | Descrição do serviço |
|---|---|
| CECAN | Tratamento oncológico |
| Clínica Bragalha | Exames de endoscopia |
| Agência Transfusional | Hemoterapia |
| EMCOR | Emergências do coração - diagnóstico |
| IAP | Análises patológicas |
| Urgency | Análises clínicas |
| Ministério da Saúde | Órgão do governo federal responsável pela Saúde Pública do País |
| Secretaria de Estado da Saúde | Responsável pela formulação da política estadual de Saúde |
| Secretária Municipal da Saúde | Elaborar o planejamento operacional e executar a política municipal de saúde |
A relação de parceiros poderá ser atualizada periodicamente em razão da celebração de novos contratos, encerramento de parcerias, alterações operacionais ou reorganizações administrativas, sem que isso represente modificação da finalidade do tratamento de dados pessoais.
Além das entidades acima, poderão ocorrer compartilhamentos com:
Os dados também podem ser divulgados para órgãos públicos, instituições ou organizações públicas ou privadas, com a finalidade de:
O compartilhamento de dados pessoais também poderá ocorrer em casos de auditorias internas e externas da instituição, em inspeções regulatórias e situações em que seja necessário investigar uma reclamação, suspeita, fraude ou ameaça à segurança.
As auditorias poderão compreender auditorias médicas, auditorias de enfermagem, auditorias administrativas, auditorias contábeis, auditorias de operadoras de planos de saúde, auditorias governamentais, certificações hospitalares, acreditações, inspeções sanitárias, auditorias de qualidade, auditorias de tecnologia da informação e auditorias relacionadas à proteção de dados pessoais.
Nas hipóteses de prevenção e investigação de fraudes, desperdícios, irregularidades assistenciais, utilização indevida de benefícios, acessos não autorizados ou incidentes de segurança da informação, poderão ser compartilhados os dados estritamente necessários com os órgãos competentes e com os parceiros responsáveis pelas respectivas apurações, observando sempre a legislação aplicável.
Parceiros, empresas terceirizadas e instituições governamentais que realizem o processamento de quaisquer dados coletados por nós, deverão obrigatoriamente respeitar as condições aqui estipuladas e as normas de Segurança da Informação da Santa Casa de Piracicaba.
Todos os terceiros deverão implementar medidas técnicas e administrativas compatíveis com o nível de risco das operações realizadas, comprometendo-se a proteger a confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e rastreabilidade das informações tratadas, comunicando imediatamente à Santa Casa de Piracicaba qualquer incidente de segurança que possa comprometer os dados pessoais compartilhados.
A Instituição poderá realizar auditorias, solicitar evidências documentais, relatórios técnicos, certificações, avaliações de conformidade e demais informações necessárias para verificar o cumprimento das obrigações assumidas pelos operadores e demais parceiros que realizem tratamento de dados pessoais em seu nome.
A lei determina que todos os registros obtidos como resultado da assistência à saúde e que fazem parte do prontuário do paciente devem ser mantidos por “prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários em papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmados ou digitalizados”. Após o processo de arquivo, serão mantidos no formato eletrônico.
A Santa Casa de Piracicaba adota política institucional de retenção documental baseada na legislação aplicável, nas normas expedidas pelos órgãos reguladores, nos prazos prescricionais e decadenciais, nas obrigações contratuais, nos deveres de guarda decorrentes da atividade hospitalar e da saúde suplementar, bem como nas melhores práticas de governança da informação.
A manutenção dos dados pessoais durante determinado período visa assegurar a continuidade da assistência ao paciente, preservar o histórico clínico, possibilitar a adequada condução terapêutica em futuros atendimentos, garantir o exercício regular de direitos da Instituição e dos titulares, atender obrigações legais e regulatórias, permitir auditorias, inspeções, fiscalizações e assegurar a produção de provas em eventuais processos administrativos, judiciais, arbitrais ou éticos.
Os prazos de retenção poderão variar conforme a natureza da informação, sua finalidade, a categoria do titular, a base legal utilizada para o tratamento, a existência de obrigações legais específicas e as normas expedidas pelos órgãos competentes, podendo determinados documentos possuir prazos próprios de guarda estabelecidos em legislação específica.
Durante o período de retenção, a Instituição adotará medidas destinadas a garantir a integridade, autenticidade, disponibilidade, confidencialidade e rastreabilidade das informações armazenadas, utilizando controles físicos e eletrônicos compatíveis com a criticidade dos dados tratados.
Os documentos poderão permanecer armazenados em meio físico, eletrônico, digitalizado, microfilmado, óptico ou em outros meios tecnologicamente admitidos pela legislação brasileira, desde que preservadas sua integridade, autenticidade, legibilidade, disponibilidade e possibilidade de recuperação quando necessária.
A guarda documental compreende, dentre outros, prontuários médicos e multiprofissionais, exames laboratoriais, exames de imagem, laudos, prescrições, termos de consentimento, documentos de internação, registros administrativos, contratos, documentos financeiros, registros de auditoria, logs de sistemas, registros de acesso, documentos de faturamento, contas hospitalares, documentos relacionados às operadoras de planos de saúde, registros de ouvidoria, documentos trabalhistas, registros de pesquisas clínicas, documentos de fornecedores, documentos societários e demais informações produzidas no exercício das atividades institucionais.
Os registros eletrônicos poderão permanecer armazenados em servidores próprios ou em ambientes de computação em nuvem contratados pela Instituição, observados critérios de disponibilidade, redundância, continuidade de negócios, recuperação de desastres, segurança da informação, criptografia quando aplicável, controle de acesso e monitoramento permanente.
Sempre que o período de retenção legal ou a finalidade do tratamento forem encerrados, e inexistindo fundamento jurídico que justifique sua manutenção, os dados pessoais poderão ser eliminados, anonimizados, bloqueados ou submetidos a outra forma de tratamento autorizada pela legislação vigente.
A eliminação dos dados observará procedimentos seguros de descarte físico e eletrônico, de forma a impedir a recuperação indevida das informações, respeitando as normas internas de segurança da informação e proteção de dados.
Quando houver obrigação legal, regulatória, contratual, interesse público, necessidade de exercício regular de direitos ou determinação de autoridade competente, os dados poderão permanecer armazenados mesmo após o encerramento da relação entre o titular e a Instituição, pelo tempo necessário ao cumprimento dessas finalidades.
A exclusão dos dados pessoais solicitada pelo titular será analisada individualmente, observando-se as hipóteses legais que autorizam ou impõem sua conservação, especialmente aquelas relacionadas à tutela da saúde, à guarda obrigatória do prontuário, às obrigações tributárias, trabalhistas, previdenciárias, regulatórias e ao exercício regular de direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.
No caso específico dos prontuários médicos e multiprofissionais, a Santa Casa de Piracicaba observará integralmente a legislação vigente e as normas expedidas pelo Conselho Federal de Medicina e demais órgãos competentes quanto aos requisitos de guarda, preservação, autenticidade e disponibilidade das informações assistenciais.
Assim, os prontuários e demais registros assistenciais mantidos exclusivamente em meio físico deverão permanecer arquivados pelo prazo mínimo de 20 (vinte) anos, contados do último registro realizado, conforme determina a legislação e a regulamentação aplicáveis.
Após sua digitalização realizada em conformidade com os requisitos legais de integridade, autenticidade e preservação documental, os registros eletrônicos poderão ser mantidos por prazo indeterminado, não existindo atualmente prazo máximo de guarda para documentos integralmente digitalizados, desde que preservadas sua autenticidade, disponibilidade, confidencialidade e integridade durante todo o período de armazenamento.
A Santa Casa de Piracicaba reconhece a importância da imprensa para a transparência institucional, para a divulgação de informações de interesse público e para o fortalecimento da confiança da sociedade. Todavia, a divulgação de informações deverá sempre observar o direito fundamental à privacidade, à intimidade, ao sigilo profissional e à proteção dos dados pessoais dos pacientes, beneficiários, colaboradores, médicos, fornecedores e demais titulares de dados.
Nenhum colaborador, membro do corpo clínico, prestador de serviços, estagiário, residente, voluntário ou terceiro autorizado poderá fornecer informações, documentos, fotografias, vídeos, áudios, imagens, cópias de prontuários, exames, laudos, dados cadastrais ou quaisquer outras informações que permitam identificar pacientes ou demais titulares de dados diretamente à imprensa ou a quaisquer meios de comunicação, salvo quando previamente autorizado pela Administração da Instituição ou nas hipóteses expressamente previstas em lei.
Da mesma forma, é vedada a confirmação da presença, internação, alta hospitalar, transferência, estado clínico, realização de procedimentos, consultas, exames, cirurgias ou qualquer outra informação relacionada ao atendimento de determinado paciente, ainda que a identidade deste já tenha sido divulgada por terceiros, por familiares, pela imprensa ou em redes sociais.
As informações institucionais destinadas à imprensa deverão ser centralizadas nos canais oficiais da Santa Casa de Piracicaba, sendo elaboradas ou previamente validadas pelos setores competentes, especialmente pela Administração, Assessoria de Comunicação, Departamento Jurídico, Compliance, Proteção de Dados e demais áreas envolvidas, conforme a natureza da informação.
Sempre que houver divulgação de informações relacionadas à assistência à saúde, estas deverão ocorrer de forma objetiva, impessoal e limitada ao estritamente necessário, privilegiando, sempre que possível, a anonimização ou utilização de informações estatísticas que impossibilitem a identificação dos titulares dos dados pessoais.
A divulgação de imagens, fotografias, vídeos, gravações, entrevistas, relatos de casos clínicos, pesquisas científicas, campanhas institucionais, ações de marketing, publicações acadêmicas ou qualquer outro conteúdo que envolva pacientes dependerá da observância da legislação vigente e, quando necessário, da obtenção do consentimento específico do titular ou de seu representante legal, sem prejuízo das demais bases legais previstas na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Os profissionais da Instituição permanecem sujeitos ao dever de sigilo profissional, mesmo após o encerramento do vínculo contratual, sendo vedada a utilização ou divulgação de informações obtidas em razão do exercício de suas funções para fins pessoais, comerciais, políticos, acadêmicos ou de qualquer outra natureza incompatível com as finalidades institucionais ou com a legislação aplicável.
As solicitações formuladas por veículos de comunicação, jornalistas, produtores, influenciadores digitais ou quaisquer outros meios de divulgação deverão ser encaminhadas exclusivamente aos canais oficiais da Santa Casa de Piracicaba, sendo vedado aos colaboradores prestar informações em nome da Instituição sem autorização expressa.
A inobservância das disposições deste capítulo poderá caracterizar violação às normas internas da Instituição, ao dever de sigilo profissional, à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, à legislação civil, penal e administrativa aplicável, sujeitando o infrator às medidas disciplinares cabíveis, sem prejuízo da responsabilização civil, administrativa e criminal eventualmente aplicável.
A presente Política de Privacidade está sujeita a alterações regulares para garantir que esteja atualizada com o uso de suas informações pessoais e conforme a legislação aplicável.
A Santa Casa de Piracicaba compromete-se a revisar periodicamente esta Política de Privacidade, promovendo sua atualização sempre que houver alterações legislativas, regulamentares, tecnológicas, operacionais ou institucionais que possam impactar o tratamento de dados pessoais ou a proteção dos direitos dos titulares.
As revisões poderão decorrer, dentre outras hipóteses, de alterações na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), normas expedidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA), Ministério da Saúde, Conselhos Profissionais, Poder Judiciário, bem como da implementação de novos sistemas, serviços, tecnologias ou processos internos.
A versão vigente desta Política permanecerá disponível para consulta pelos titulares de dados por meio dos canais oficiais da Instituição, podendo ser disponibilizada em meio físico ou eletrônico, conforme a conveniência administrativa e a legislação aplicável.
A eventual declaração de nulidade, invalidade ou inexequibilidade de qualquer disposição desta Política não afetará a validade das demais cláusulas, que permanecerão plenamente vigentes e eficazes.
As situações não previstas expressamente nesta Política serão analisadas pela Santa Casa de Piracicaba à luz da legislação vigente, dos princípios da boa-fé, da finalidade, da necessidade, da transparência, da segurança da informação, da ética profissional e das melhores práticas de governança em proteção de dados pessoais.
A interpretação desta Política deverá sempre buscar conciliar a proteção dos direitos fundamentais dos titulares de dados com a necessidade de assegurar a continuidade da assistência à saúde, a segurança do paciente, o cumprimento das obrigações legais e regulatórias e o adequado funcionamento das atividades hospitalares e da operadora de planos privados de assistência à saúde, quando aplicável.
Todos os colaboradores, membros do corpo clínico, prestadores de serviços, residentes, estagiários, voluntários, fornecedores, parceiros e demais pessoas que atuem em nome da Instituição deverão observar integralmente as disposições desta Política, das normas internas de segurança da informação, do Código de Conduta e Ética, dos instrumentos contratuais aplicáveis e da legislação vigente, sendo responsáveis pelo cumprimento das obrigações relacionadas à proteção dos dados pessoais tratados no exercício de suas atividades.
A Santa Casa de Piracicaba manterá estrutura de governança em proteção de dados pessoais compatível com a complexidade de suas atividades, podendo instituir comitês, grupos de trabalho, normas complementares, procedimentos operacionais, manuais, protocolos e demais instrumentos destinados ao fortalecimento da cultura de privacidade, da segurança da informação e da conformidade regulatória.
Os titulares de dados poderão exercer os direitos assegurados pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais por meio dos canais oficiais disponibilizados pela Instituição, sendo suas solicitações analisadas nos prazos e condições estabelecidos pela legislação aplicável, ressalvadas as hipóteses legais de restrição ou limitação ao exercício desses direitos.
Os casos omissos e as dúvidas relacionadas à interpretação ou aplicação desta Política serão apreciados pelo Departamento de Compliance e Proteção de Dados, em conjunto com o Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO), podendo, quando necessário, contar com o apoio do Departamento Jurídico e das demais áreas técnicas competentes.
Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Administração da Santa Casa de Piracicaba, revogando disposições internas em sentido contrário relacionadas à proteção de dados pessoais e privacidade, permanecendo vigente por prazo indeterminado até que nova versão seja formalmente aprovada e publicada.
Esta Política de Privacidade será interpretada conforme a legislação brasileira, no idioma português, sendo eleito o foro da cidade de Piracicaba para dirimir qualquer litígio ou controvérsia envolvendo o presente documento.
Sem prejuízo da eleição do foro acima, a Santa Casa de Piracicaba privilegiará, sempre que possível e legalmente admitido, a solução consensual de conflitos relacionados ao tratamento de dados pessoais, por meio dos canais institucionais de atendimento, da atuação do Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO), através do formulário abaixo.
Os direitos relacionados à sua privacidade e a proteção de seus dados pessoais de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) poderão ser exercidos por meio do formulário abaixo. Nós precisamos de algumas informações para processar a sua solicitação de maneira apropriada, pedimos que preencha atentamente os campos do formulário.
